Die Auswahl der richtigen Büromöbel für einen Open-Space-Arbeitsplatz ist entscheidend für den Erfolg Ihres offenen Arbeitskonzepts. Für den Arbeitsplatz in einem Open-Space-Büro sollten Sie auf flexible und mobile Möbel setzen: Höhenverstellbare Schreibtische mit Rollen ermöglichen schnelle Umstrukturierungen je nach Projektbedarf, während identische ergonomische Drehstühle für Fairness unter den Mitarbeitern sorgen. Rollcontainer bieten mobile Stauraummöglichkeiten und unterstützen das flexible Arbeiten. Besonders wichtig sind Akustikmöbel wie schallabsorbierende Stellwände, Tischtrennwände mit Dämmung und spezielle Sitzmöbel mit akustisch wirksamen Oberflächen. Sie reduzieren den Lärmpegel erheblich und schaffen trotz offener Struktur konzentrationsfördernde Zonen. Modulare Sofas mit integrierten USB- und Netzwerkanschlüssen schaffen informelle Arbeitsbereiche und fördern die Kreativität. Ein durchdachtes Bürokonzept mit Open Space sieht vor, dass alle Arbeitsplätze über die gleiche technische und ergonomische Ausstattung verfügen, um Ungleichbehandlung zu vermeiden und echte Flexibilität zu ermöglichen.

Damit ein Open-Space-Bürokonzept erfolgreich umgesetzt werden kann, sind klare Verhaltensregeln erforderlich, die von allen Mitarbeitern akzeptiert werden. Dabei ist die Lautstärke das zentrale Thema: Telefonate sollten grundsätzlich in Telefonboxen geführt werden, längere Diskussionen gehören in Besprechungsräume. Eine Clean-Desk-Policy ist unverzichtbar, besonders wenn Desk-Sharing praktiziert wird: Jeder Arbeitsplatz sollte am Feierabend aufgeräumt und desinfiziert hinterlassen werden. Starke Gerüche, sei es durch Essen oder Parfüm, sollten vermieden werden, da sie in offenen Räumen schnell als störend empfunden werden. Moderne Open-Space-Bürokonzepte setzen zudem auf respektvolle Kommunikation: Wer Kopfhörer trägt, signalisiert, dass er ungestört arbeiten möchte. Rückzugsbereiche müssen als solche respektiert werden – dort gilt absolutes Redeverbot. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter von Anfang an in die Aufstellung dieser Regeln einbezogen werden. Denn nur, wenn alle die Regeln mittragen, kann Open-Space-Working sein volles Potenzial entfalten und zu einem produktiven Arbeitsumfeld werden.

Bei der Definition von Open-Space-Büros wird die technische Infrastruktur oft als unterschätzter Erfolgsfaktor betrachtet. Eine stabile und leistungsstarke WLAN-Verbindung im gesamten Raum ist unverzichtbar, da die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze flexibel wechseln. Ausreichend Steckdosen und USB-Anschlüsse an jedem Arbeitsplatz verhindern Kabelsalat und ermöglichen ein reibungsloses Arbeiten. Headsets für alle Mitarbeitenden reduzieren die Geräuschbelastung durch Telefonate erheblich. Ein kollektiver digitaler Speicher oder ein Cloud-System ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Moderne Konferenztechnik mit Videokonferenz-Equipment in Besprechungsräumen ist gerade für hybride Arbeitsmodelle essenziell. Buchungssysteme für Arbeitsplätze, Meeting-Räume und Telefonboxen sollten digital und einfach bedienbar sein. Die Beleuchtung muss individuell regelbar sein, um unterschiedliche Bedürfnisse zu berücksichtigen – flackerndes Neonlicht ist zu vermeiden. Aufgrund der Bedeutung von Open-Space-Büros in der modernen Arbeitswelt darf bei der technischen Ausstattung nicht gespart werden, denn mangelnde Technik führt unweigerlich zu Frustration und Produktivitätsverlusten.

Viele verwechseln das Open-Space-Büro mit dem Großraumbüro der 1970er Jahre, doch es gibt erhebliche Unterschiede. Während Großraumbüros oft lieblos gestaltet waren und in erster Linie der Kostenersparnis dienten, verfolgen moderne Open-Space-Konzepte einen ganzheitlichen Ansatz. Die Arbeitsplatzgestaltung ist durchdacht: Anstelle endloser Schreibtischreihen gibt es verschiedene Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten – von Kollaborationsbereichen über Einzelarbeitsplätze bis hin zu Ruhezonen. Akustikmaßnahmen werden von Anfang an mitgeplant und nicht nachträglich ergänzt. Ein Multispace-Büro bietet bewusst Rückzugsmöglichkeiten und Telefonboxen, während dies in alten Großraumbüros ignoriert wurde. Die Vor- und Nachteile von Open-Space-Büros werden heute aktiv gemanagt: Durch eine gezielte Anordnung der Möbel, Pflanzen als natürliche Raumteiler und flexible Stellwände entstehen trotz der Offenheit des Büros geschützte Bereiche. Die Mitarbeiter werden in die Planung einbezogen und ihre Bedürfnisse ernst genommen. Das Design ist ansprechend und wohnlich statt kahl und funktional. Der größte Unterschied liegt in der Philosophie: Es geht nicht nur um Platzersparnis, sondern um die Förderung von Zusammenarbeit, Innovation und Mitarbeiterzufriedenheit.

Der Lärmpegel ist die größte Herausforderung bei Open-Space-Konzepten, lässt sich aber durch durchdachte Maßnahmen deutlich reduzieren. Akustisch wirksame Elemente sind dabei das A und O: Schallabsorber an Decken und Wänden sowie textile Wandbespannungen und spezielle Akustikpaneele schlucken Geräusche effektiv. Mobile Stellwände mit Filzbespannung teilen Bereiche nicht nur visuell, sondern auch akustisch ab. Teppich- oder Akustikböden dämpfen Trittgeräusche erheblich. Pflanzen dienen als natürliche Schallbremsen und verbessern gleichzeitig die Luftqualität. Zudem spielt die Anordnung der Arbeitsplätze eine zentrale Rolle: Lärmquellen wie Drucker, Kopierer und Gemeinschaftsbereiche sollten räumlich von konzentrierten Arbeitszonen getrennt sein. Raum-in-Raum-Lösungen wie Telefon- und Workboxen schaffen akustisch abgeschirmte Bereiche, ohne dass bauliche Veränderungen nötig sind. Auch die Wahl der Möbel beeinflusst die Akustik: Perforierte Schrankfronten mit dahinterliegender Dämmung wirken schallabsorbierend. Technische Lösungen wie White-Noise-Systeme können störende Einzelgeräusche überdecken. Entscheidend ist, dass die Akustik nicht als nachträglicher Gedanke behandelt wird, sondern von Anfang an integraler Bestandteil der Planung ist.

Nicht alle Unternehmen profitieren gleichermaßen von offenen Bürokonzepten. Open-Space-Lösungen sind besonders für kreative Branchen wie Werbeagenturen, Design-Studios und Start-ups geeignet, da der spontane Ideenaustausch dort Innovation fördert. Tech-Unternehmen und Software-Entwickler schätzen die flexible Zusammenarbeit in Projektteams, die sich je nach Projekt neu formieren können. Marketing- und PR-Agenturen profitieren von der direkten Kommunikation zwischen Textern, Grafikern und Beratern. Unternehmen mit einem hohen Homeoffice-Anteil können durch Open-Space-Konzepte ihre Bürofläche optimal ausnutzen und Desk Sharing etablieren. Beratungsfirmen, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind, benötigen keine festen Arbeitsplätze und können Kosten sparen. Weniger geeignet sind Open Spaces hingegen für Personalabteilungen, in denen Vertraulichkeit und Datenschutz höchste Priorität haben. In Call-Centern mit ständigem Telefonverkehr wird ein zu hoher Lärmpegel erzeugt. Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater benötigen für Mandantengespräche geschlossene Räume. Auch für Branchen mit hohen Konzentrationsanforderungen, wie beispielsweise die Buchhaltung oder die wissenschaftliche Forschung, sind Einzelbüros oft die bessere Lösung. Entscheidend ist eine ehrliche Analyse der Arbeitsabläufe, Kommunikationsbedürfnisse und Unternehmenskultur, um herauszufinden, ob ein Open-Space-Konzept wirklich passt oder ob Alternativen sinnvoller sind.