Konferenzraum gestalten

In Konferenz- und Besprechungsräumen fallen wichtige Entscheidungen. Damit sowohl interne Sitzungen als auch Meetings mit Geschäftspartnern erfolgreich verlaufen, sollten bereits bei der Raumgestaltung einige Faktoren berücksichtigt werden. Wie Sie Ihren optimalen Konferenzraum gestalten, erfahren Sie hier.

Worauf ist bei der Einrichtung eines Konferenzraums zu achten?

Oftmals fällt es schwer, einem Vortrag über einen längeren Zeitraum konzentriert zu folgen.
Die Ursachen für dieses Phänomen sind meist äußerliche Einflüsse wie Beleuchtung und Akustik.

Diese Tipps helfen Ihnen dabei, Ihren Konferenzraum so zu gestalten, dass möglichst alle Erfolgsfaktoren vorhanden sind.

Die richtige Beleuchtung

Da falsche Lichtverhältnisse innerhalb weniger Minuten zu Ermüdungserscheinungen führen können, sollte die Beleuchtung eine zentrale Rolle einnehmen, wenn Sie Ihren Konferenzraum einrichten.

Moderne Tageslichtlampen sind praktische Problemlöser. Für eine angemessene Ausleuchtung des Konferenztisches sorgen Hängeleuchten. Diese sollten nicht zu tief hängen, damit ein Aufstehen uneingeschränkt möglich ist. Zusätzlich eignen sich LED-Schienen.

Technische Ausstattung

Der Umfang der technischen Ausstattung orientiert sich am Nutzen der Räumlichkeit. Benötigt jeder Arbeitsplatz einen eigenen Anschluss, ist die Vernetzung entsprechend aufwendiger. Die Laufwege sollten jederzeit kabelfrei sein.
Als Problemlöser helfen Kabelschläuche, die unter dem Tisch verlegt werden.

Zur technischen Konferenzraum-Ausstattung gehören außerdem:

  • Beamer (an Decke montiert)
  • Kamera
  • Mikrofon
  • Büromaterial
  • WLAN-Verbindung

Ist eine Videokonferenz geplant, sind die Lichtverhältnisse, die Kameraausrichtung sowie die Lautstärke vorab einzustellen.

Bei einer Konferenz mit umfangreicher Medientechnik ist der Einsatz modernster Technologien wie beispielsweise Full-HD Übertragung bei der Konferenzraum-Einrichtung unumgänglich.

Durch welche Merkmale zeichnet sich ein hochwertiger Konferenztisch aus?

Am Markt sind unzählige verschiedene Konferenztische erhältlich. 
Folgende Kriterien helfen Ihnen dabei, den passenden Konferenztisch aus der Angebotsmasse herauszufiltern:

Das Material

Da ein Konferenztisch neben seiner eigentlichen Funktion auch repräsentativen Zwecken dient, sollten Sie sich beim Kauf ausschließlich auf hochwertige Produkte beschränken. Hinsichtlich des Materials kommt sowohl Holz als auch Metall infrage.

Auf Glastische sollten Sie möglichst verzichten, da deren glänzende Oberfläche das Licht reflektiert.
Außerdem sprechen die saubere Verarbeitung, leichte Pflege, hohe Belastbarkeit sowie kratzfeste Tischplatte für eine attraktive Qualität.

Für maximale Bewegungsfreiheit sorgen mittige Tischbeine.

Das Aussehen

Nicht selten bildet eine Konferenz die Grundlage für eine zukünftige Zusammenarbeit mit potenziellen Geschäftspartnern.
Damit diese einen professionellen und seriösen Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnen, ist bereits die Wahl des Konferenztisches entscheidend.

Je nach Raumgröße ist ein Konferenztisch in rund oder quadratisch zu empfehlen. Für kleine Räumlichkeiten sind runde Exemplare geeignet. Diese haben den Vorteil, dass sich alle Teilnehmer gegenseitig gut sehen. Quadratische Tische unterstützen die optimale Raumnutzung größerer Räume.

Generell sollten Sie bei einem Konferenztisch auf ein Mindestmaß an Farbe setzen. Empfehlenswert sind schwarze oder weiße Tische aus dunklem oder hellem Holz. Möchten Sie dennoch nicht ganz auf Farbe verzichten, ist es ratsam, sich an den Farben des Firmenlogos zu orientieren.

Die Größe

Um zu gewährleisten, dass sich alle Konferenzteilnehmer wohlfühlen, ist die Größe des Konferenztisches entscheidend.
Die maximale Tischgröße ist von der entsprechenden Raum- beziehungsweise Firmengröße abhängig.

Die Größe des Konferenztisches bestimmt die maximale Teilnehmeranzahl, da jede Person ausreichend Bewegungsfreiheit benötigt. Zudem sollten Sie darauf achten, dass der gewählte Tisch weder zu hoch noch zu niedrig ausfällt.

Überwiegend beträgt die Höhe von Konferenztischen zwischen 72 und 74 Zentimeter. Manche Hersteller bieten sogar ein Set aus Konferenztisch mit Stühlen. Wenn die Teilnehmer eine Arbeitsfläche benötigen, ist für Ihre Konferenz ein Tisch absolut unverzichtbar.

Worauf ist bei der Wahl von Konferenzstühlen zu achten?

Je länger ein Meeting dauert, desto wichtiger ist eine gesunde Sitzhaltung, um Haltungsschäden und Rückenschmerzen vorzubeugen.
Leider fördern nicht alle bequemen Stühle eine gesunde Körperhaltung.

Damit Ihre Konferenzteilnehmer nicht abschweifen, sollten Sie beim Kauf Ihrer Konferenzraum-Stühle folgende Aspekte berücksichtigen.

Ergonomische Passform

Damit langes Sitzen Ihrer Rückenmuskulatur nicht schadet, sind ergonomische Stühle absolut unverzichtbar. Diese verfügen über eine ergonomisch geformte Rückenlehne sowie Sitzfläche. Die Form und Art der Polsterung ist ebenfalls nicht zu vernachlässigen.

Insgesamt ist es erforderlich, dass sich alle Komponenten dynamisch Ihrer Körperform anpassen, sodass der Rücken während des Sitzens ausreichend an Unterstützung erfährt. Das Material des Stuhls ist dabei nicht ausschlaggebend.

Konferenzstühle aus Holz und Kunststoff können ebenso ergonomisch beschaffen sein wie dick gepolsterte Modelle.
Das Gestell selbst beeinflusst ebenfalls den gesamten Sitzkomfort. Eine hohe Rückenlehne verspricht zusätzlichen Halt.
Bei ausgedehnten Meetings entlasten Armlehnen den Rücken zusätzlich.

Der erste Eindruck

Häufig vermitteln Konferenzräume potenziellen Kunden einen ersten Eindruck.

Daher überzeugen insbesondere hochwertige Konferenzstühle mit einem Chrom-Gestell und echtem Lederbezug. Alternativ kommen auch Designerstühle infrage.

Funktionalität

Vor allem, wenn Ihr Meetingraum häufig für anderweitige Anlässe genutzt wird, sollten Sie beim Kauf auf Konferenzstühle, die stapelbar sind, achten.

Somit lassen sich diese problemlos einlagern. Alternativ sind Konferenzstühle mit eigenen Wägen interessant.

Auf diese Weise lassen sich oftmals gleich zwanzig Stühle auf einmal befördern und einlagern.

Kleineren Besprechungsraum einrichten: Darauf kommt es an

Besprechungsräume fallen gegenüber Konferenzräumen meist kleiner aus. Dennoch finden sich in der Besprechungsraum-Gestaltung hinsichtlich der technischen Ausstattung keine Unterschiede.

Die Stühle im Besprechungsraum sollten ebenfalls ergonomisch sein. Kurze Besprechungen lassen sich sogar im Stehen abhalten. Wichtig ist, dass Sie Besprechungsräume so planen, dass diese ihrem eigentlichen Anlass entsprechen.

Ein Besprechungstisch ist nicht zwingend notwendig. Für gelegentliche Notizen reichen separate Ablageflächen aus. Bei Bedarf eignen sich kleinere Besprechungstische mit abgerundeten Ecken. Diese lassen sich flexibel erweitern und in verschiedenen Varianten anordnen.

Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer das Gesagte deutlich verstehen, bieten sich selbst in kleinen und mittelgroßen Räumen Mikrofonielösungen an. Ab einer Gruppengröße von fünf Personen sollten Sie bereits mehrere Mikrofone installieren.

Beschaffenheit des Raums

Um einen Besprechungs- oder Konferenzraum gestalten zu können, bedarf es zunächst einer geeigneten Räumlichkeit. Doch nicht jeder ungenutzte Raum lässt sich zu einem Kommunikationsraum umfunktionieren.

Eine angenehme Atmosphäre zählt zu den wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiche Gesprächsergebnisse. Diese kommt hauptsächlich in südwestlich ausgerichteten Räumlichkeiten zustande. Mit Tageslicht geflutete Konferenzräume steigern nachweislich die Konzentration und Gemütslage.

Parallel hierzu sollte der Raum geeignete Möglichkeiten zur flexiblen Verdunkelung aufweisen. Bei lauter Umgebung sind Fenster stets geschlossen zu halten. Lediglich vor und nach Meetings sowie in den Pausen kann gelüftet werden.

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