Quelle: najka Agentur
Ein weiteres Thema für ein komfortabel organisiertes Büro ist die Feststellung, ob eigentlich jeder Mitarbeiter weiß, was genau seine Aufgaben sind und ob er diese auch erfüllt. Wie kann dies sichergestellt werden? Indem für jeden Arbeitsbereich und jeden wichtigen Prozess im Unternehmen klar dokumentiert ist, was er beinhaltet.
In einer Arbeitsplatz-Beschreibung wird definiert, welche Aufgabenbereiche anfallen, wie diese bearbeitet werden, welche Abteilungen wie zusammenarbeiten, wer welche Entscheidungen treffen darf und wie Routineaufgaben erledigt werden. So hat jeder Mitarbeiter die Sicher
heit, seine Aufgaben zu überblicken. Außerdem weiß so jeder, wer der Ansprechpartner bei welchem Thema ist.
Ein weiterer Vorteil einer dokumentierten Arbeitsplatzbeschreibung ist die sehr einfache Übergabe an neue Mitarbeiter, die sich daraufhin schnell einen Überblick verschaffen und in ihr eigenes Gebiet einarbeiten können. Auch die Urlaubsvertretung ist sehr dankbar, wenn sie genau nachlesen kann, welche Aufgaben von ihr erwartet werden.
Prozessbeschreibungen sind entscheidend für die Qualität eines Unternehmens. Nur, wenn klar dokumentiert ist, wie bestimmte Prozesse abzulaufen haben, hat jeder Mitarbeiter die Sicherheit über seinen Tätigkeitsbereich.Gerade Unternehmen, die wachsen wollen, können sich so auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und müssen sich nicht mit lästigen Absprachen über Zuständigkeiten und Abläufe aufhalten.
Die Arbeitsplatzgestaltung im Büro beeinflusst den Verlauf von Tätigkeiten erheblich. Nicht umsonst heißt es "Freier Schreibtisch – freier Kopf". So hat aber nicht nur die Arbeitsorganisation bei einem aufgeräumten Schreibtisch Einfluss auf die Arbeitsweise, sondern wirkt sich auch auf die Gesundheit aus. Der Arbeitende fühlt sich wohler, ist nicht überfordert und hat Platz für kreatives Denken.
Oft ist aber be
i einzelnen Personen oder auch ganzen Unternehmen ein derart fortgeschrittenes Chaos gewachsen, dass Hilfe von außen benötigt wird. Es macht Sinn, sich an einen Profi zu wenden, der eine sinnvolle und übersichtliche Grundordnung herstellt. Diese ist dann viel einfacher zu halten, als sie selbst – neben der täglichen Arbeit – herzustellen.
Ein Vorteil dieser Profis ist, dass sie unvoreingenommen "von Außen" sehen, wo und wie Ordnung und Struktur geschaffen werden sollten. Und sie wissen aus Erfahrung, wie am besten optimiert werden kann im Gegensatz zum Unternehmer, der dies oft zum ersten Mal durchdenkt. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie bei Bedarf (wenn das Chaos wieder wächst) wiederkommen und die Grundordnung wiederherstellen.
Eine sinnvolle Terminplanung muss Raum für unvorhergesehene Ereignisse schaffen –mit entsprechenden Pufferzeiten nach dem Motto: "Man sollte nie seinen ganzen Arbeitstag verplanen, sondern immer nur 50-60 Prozent davon." Denn jeder Berufstätige weiß, dass während eines normalen Arbeitstages viele ungeplante Aufgaben dazwischenkommen wie Kundenwünsche, Unterstützung für Kollegen, Wichtiges vom Chef, kurzfristig einberufene Meetings und so weiter und so weiter. Zusätzlich wird die Zeit, die wir damit verbringen, nach Dateien, Unterlagen, Arbeitsmitteln ("wo ist schon wieder der Locher?") zu suchen, immer unterschätzt.
Dazu kommen noch Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit. Somit bleibt für die effektive geplante Arbeit nur ein Bruchteil der Bruttozeit übrig. Daher sollte eine ständige Überprüfung stattfinden, wie diese Zeit so effektiv und dabei komfortabel wie möglich genutzt werden kann.
Mit über 20 Jahren Erfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich bringt najka einen großes
Know-How an effizienter Büro-Organisation mit. "Verwaltung muss eine funktionierende Nebensache im Büro-Alltag sein, damit sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann." So das Credo der beiden Geschäftsführerinnen. Einmal sinnvoll durchdacht und organisiert, muss ein gutes Konzept nur noch aufrechterhalten werden, statt jedes Mal aufs Neue durchdacht zu werden. So setzen Sie Zeit und Energien frei. Wenn Sie Interesse an einer Beratung zu diesen Themen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an uns.
www.najka.de
Fotonachweis:
workplace with notebook © undrev / fotolia.com
File folders, standing on shelves in the background © lenetsnikolai / fotolia.com
Burnout, Stress am Arbeitsplatz © Trueffelpix / fotolia.com
wer, wie, was, wo - Fragen © Trueffelpix / fotolia.com
Stressbewältigung am Arbeitsplatz © Trueffelpix / fotolia.com
Check/Kontrolle © Trueffelpix / fotolia.com