Büroorganisation

Büroorganisation ist die Basis effizienter Prozesse und Strukturen im Büroalltag. Wird sie sinnvoll in die Unternehmenskultur integriert und gelebt sind Zeit- und Kostenersparnis ein willkommener Effekt.

Das Backoffice ist nicht selten das Herzstück und die Basis des Erfolgs einer Firma. Sind die hier hinterlegten Prozesse und Strukturen unübersichtlich oder lange nicht hinterfragt worden, kann das einen Zeit- und damit Kostenfaktor darstellen, der Sie förmlich lähmt. Gemeinsam mit unserem Partner, der najka-Agentur unterstützen wir Sie dabei, Ihre Büroorganisation zu optimieren, damit Sie sich mit voller Kraft auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

optimize_officeQuelle: najka Agentur

Was ist Büroorganisation?

Mit der Organisation des Büros sind alle Abläufe gemeint, die während eines Büroalltags regelmäßig oder auch nur zeitweise anfallen. Büroorganisation hat in erster Linie mit Strukturen zu tun. Kurze Zugriffszeiten, übersichtliche Abläufe und eine organisierte Ablage online wie offline (Dateien wie Papier) sparen Zeit und Kosten. Das Optimieren von Arbeitsabläufen bis hin zu Prozess- und Arbeitsplatzbeschreibungen helfen, eine effiziente Verwaltung aufzubauen.

Ein paar Zahlen, die nachdenklich machen:


  • Insgesamt entfällt auf die von den Büroforschern ermittelte Verschwendung in schlecht organisierten Büros nahezu ein Drittel der Jahresarbeitszeit. Das sind immerhin jährlich 70 Tage, an denen die Angestellten sich mit nicht zielführenden Tätigkeiten beschäftigen.
  • Im Büro eines durchschnittlichen Mittelstand-Unternehmens gehen bis zu 37% der Arbeitszeit wegen mangelndem Überblick verloren.
  • Wenn Sie pro Mitarbeiter nur 1 Stunde Zeit pro Arbeitstag gewinnen, sparen Sie bei durchschnittlich 45,- € pro Stunde die stolze Summe von 9.000,- € im Jahr.

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Verwaltung nach folgenden Gesichtspunkten zu vereinfachen:


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1. Papier-Ablage

Wie viel Papier produzieren Sie im täglichen Ablauf und wo wird es abgelegt? Ordner, Hängeregister, Ablagefächer, Papierstapel, Aktenschränke, Kartons? Gibt es ein einheitliches, übersichtliches Ablage-System im Unternehmen? Weiß jeder Mitarbeiter, was wo abzulegen und zu finden ist? Ist das Ablagesystem aktuell dokumentiert?

Und die wichtigste Frage: Wird nur das abgelegt, was auch in Papierform wirklich aufgehoben werden soll? Oder umgekehrt: Wird unnötige Information systematisch aussortiert und entsorgt? Ein ebenso einfacher wie effektiver Tipp ist hier: Jede Information, die sich mit zwei Klicks aktuell aus dem Internet holen lässt, sollte nicht als Papier aufgehoben werden.

2. Online-Ablage

Ist die Datei-Ablage strukturiert nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter aufgebaut oder wild gewachsen? Gibt es für jede Datei einen eindeutigen Ablageort? Weiß jeder Mitarbeiter, was wo abzulegen und zu finden ist? Gibt es eine klare, einheitliche Dateibenennung und Versionierung? Ist das Ablagesystem aktuell dokumentiert? Sind die Zugriffsrechte durchdacht?

Sind alle Dokumente allen Beteiligten zugänglich oder wird viel lokal gespeichert? Und eine der wichtigsten fragen: Ist ein sicheres und regelmäßiges Backup aller Dateien vorhanden? Wenn diese Fragen zum Ist-Zustand zufriedenstellend beantwortet sind, ist der nächste Schritt, weitere Optimierungsmöglichkeiten zu prüfen.

3. Digitalisierung - der Weg zum papierlosen Büro

Papierdokumente sind oft einmalig und können ohne rechtzeitige Digitalisierung bei Verlust nicht ersetzt werden. Papier kann durch Wasser, Feuer und den natürlichen Alterungsprozess Schaden nehmen. Insbesondere der Inhalt macht ein Dokument wertvoll. Moderne Scandienstleistung in Verbindung mit OCR-Datenerfassung und Dokumentenmanagement verschaffen Ihnen Sicherheit und ermöglichen das digitale Arbeiten im papierlosen Büro. Außerdem verursachen Papierdokumente oft hohe Kosten. Nicht nur physische Archivierung, Aktentransport und ineffizienter Zugriff erhöhen die Aufwendungen unverhältnismäßig. Auch zahlreiche – zu großen Teilen unnötige – Kopien und Ausdrucke sorgen für konstant hohe Druckkosten und belasten zugleich die Umwelt. In ungemütlichen Papierarchiven wird oft lange gesucht und nichts gefunden. In Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern im Bereich Scan- und Archivierungslösungen beraten wir Sie gerne zu Ihrer individuellen papier-reduzierten Lösung.

4. Dokumentation

Ein weiteres Thema für ein komfortabel organisiertes Büro ist die Feststellung, ob eigentlich jeder Mitarbeiter weiß, was genau seine Aufgaben sind und ob er diese auch erfüllt. Wie kann dies sichergestellt werden? Indem für jeden Arbeitsbereich und jeden wichtigen Prozess im Unternehmen klar dokumentiert ist, was er beinhaltet.

In einer Arbeitsplatz-Beschreibung wird definiert, welche Aufgabenbereiche anfallen, wie diese bearbeitet werden, welche Abteilungen wie zusammenarbeiten, wer welche Entscheidungen treffen darf und wie Routineaufgaben erledigt werden. So hat jeder Mitarbeiter die Sicherwer_wie_washeit, seine Aufgaben zu überblicken. Außerdem weiß so jeder, wer der Ansprechpartner bei welchem Thema ist.

Ein weiterer Vorteil einer dokumentierten Arbeitsplatzbeschreibung ist die sehr einfache Übergabe an neue Mitarbeiter, die sich daraufhin schnell einen Überblick verschaffen und in ihr eigenes Gebiet einarbeiten können. Auch die Urlaubsvertretung ist sehr dankbar, wenn sie genau nachlesen kann, welche Aufgaben von ihr erwartet werden.

Prozessbeschreibungen sind entscheidend für die Qualität eines Unternehmens. Nur, wenn klar dokumentiert ist, wie bestimmte Prozesse abzulaufen haben, hat jeder Mitarbeiter die Sicherheit über seinen Tätigkeitsbereich.Gerade Unternehmen, die wachsen wollen, können sich so auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und müssen sich nicht mit lästigen Absprachen über Zuständigkeiten und Abläufe aufhalten.

5. Gestaltung des Arbeitsplatzes

Die Arbeitsplatzgestaltung im Büro beeinflusst den Verlauf von Tätigkeiten erheblich. Nicht umsonst heißt es "Freier Schreibtisch – freier Kopf". So hat aber nicht nur die Arbeitsorganisation bei einem aufgeräumten Schreibtisch Einfluss auf die Arbeitsweise, sondern wirkt sich auch auf die Gesundheit aus. Der Arbeitende fühlt sich wohler, ist nicht überfordert und hat Platz für kreatives Denken.

Oft ist aber beFotolia_116052152_XSi einzelnen Personen oder auch ganzen Unternehmen ein derart fortgeschrittenes Chaos gewachsen, dass Hilfe von außen benötigt wird. Es macht Sinn, sich an einen Profi zu wenden, der eine sinnvolle und übersichtliche Grundordnung herstellt. Diese ist dann viel einfacher zu halten, als sie selbst – neben der täglichen Arbeit – herzustellen.

Ein Vorteil dieser Profis ist, dass sie unvoreingenommen "von Außen" sehen, wo und wie Ordnung und Struktur geschaffen werden sollten. Und sie wissen aus Erfahrung, wie am besten optimiert werden kann im Gegensatz zum Unternehmer, der dies oft zum ersten Mal durchdenkt. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie bei Bedarf (wenn das Chaos wieder wächst) wiederkommen und die Grundordnung wiederherstellen.

6. Zeitmanagement - Arbeitseffizienz

Eine sinnvolle Terminplanung muss Raum für unvorhergesehene Ereignisse schaffen  mit entsprechenden Pufferzeiten nach dem Motto: "Man sollte nie seinen ganzen Arbeitstag verplanen, sondern immer nur 50-60 Prozent davon." Denn jeder Berufstätige weiß, dass während eines normalen Arbeitstages viele ungeplante Aufgaben dazwischenkommen wie Kundenwünsche, Unterstützung für Kollegen, Wichtiges vom Chef, kurzfristig einberufene Meetings und so weiter und so weiter. Zusätzlich wird die Zeit, die wir damit verbringen, nach Dateien, Unterlagen, Arbeitsmitteln ("wo ist schon wieder der Locher?") zu suchen, immer unterschätzt.

Dazu kommen noch Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit. Somit bleibt für die effektive geplante Arbeit nur ein Bruchteil der Bruttozeit übrig. Daher sollte eine ständige Überprüfung stattfinden, wie diese Zeit so effektiv und dabei komfortabel wie möglich genutzt werden kann.

Fazit:


Viel Zeit und Nerven können im Arbeitsalltag oftmals bereits durch kleine Veränderungen gespart werden. Manchmal macht es allerdings Sinn, eine einmalige große Veränderung durch sinnvolle Strukturierung herbeizuführen. Sobald diese etabliert ist, muss sie nur noch gehalten werden, was deutlich weniger Zeit und Nerven kostet, als der Ursprungszustand.

Nehmen Sie sich die Zeit für dieses ungeliebte Thema und Sie werden überrascht sein, wie angenehm, effizient und vor allem ’nebenbei’ das Verwalten funktionieren kann.

Wir wünschen Ihnen einen effizienten und fröhlichen Arbeitsalltag!

Über unseren Partner , die "najka Agentur"

an erster Stelle ist zu erwähnen, dass najka das Rundum-Sorglos-Paket für unsere Kunden anbietet: so wird hier nicht nur beraten sondern auf Wunsch auch aktiv bei der Umsetzung Hand angelegt. Sie können sich entspannt zurücklehnen.Foto_AJ_ESneu Mit über 20 Jahren Erfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich bringt najka einen großes Know-How an effizienter Büro-Organisation mit. "Verwaltung muss eine funktionierende Nebensache im Büro-Alltag sein, damit sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann." So das Credo der beiden Geschäftsführerinnen. Einmal sinnvoll durchdacht und organisiert, muss ein gutes Konzept nur noch aufrechterhalten werden, statt jedes Mal aufs Neue durchdacht zu werden. So setzen Sie Zeit und Energien frei. Wenn Sie Interesse an einer Beratung zu diesen Themen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an uns. www.najka.de Fotonachweis: workplace with notebook © undrev / fotolia.com File folders, standing on shelves in the background © lenetsnikolai / fotolia.com Burnout, Stress am Arbeitsplatz © Trueffelpix / fotolia.com wer, wie, was, wo - Fragen © Trueffelpix / fotolia.com Stressbewältigung am Arbeitsplatz © Trueffelpix / fotolia.com Check/Kontrolle © Trueffelpix / fotolia.com
Vorteile einer durchdachten
Büroorganisation


  • Platz sparen
  • Zeit sparen
  • Nerven sparen
  • Kosten sparen
  • Übersicht behalten
  • Arbeitseffizienz steigern
  • Professionalität, die nach außen sichtbar ist